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外部对接人&外部角色

外部对接人外部角色外部对接人需要哪个外部成员参与到我方企业的业务协作中，就需要联系外部企业设置该成员作为对接人。外部对接人就是负责参与我方业务协作的负责人。对接人分为：代管通讯录的企业：由我方添加，可以修改或移除非代管通讯录的企业：由对方添加，我方也可修改部分信息或移除对接人注意：只有内部成员可以设置为对接人，外部联系人不可设置为对接人；即外部联系人不参与企业互联的任何业务。全部对接人全部对接人列

角色简介为满足公司内跨部门协作的需求，平台在组织架构之外新增角色功能。组织架构与角色两者在功能上相互独立，在使用上相辅相成。角色功能仅供管理员（创建者、系统管理员和普通管理员）在指定功能中使用：1.页面共享。2.数据协作权限。3.推送提醒的被提醒人。4.流程节点负责人、抄送人、转交、负责人为空转交指定负责人、节点限时处理。基本规则第一层可以是角色也可以是角色组角色组下面可以添加角色组或角色角色下面

钉钉通讯录的同步与修改

发调整部门顺序会触发角色自动同步规则钉钉通讯录内的角色支持同步到系统通讯录中。设置方法：1、团队创建者账户登录系统，进入[账户中心][企业设置]开启[同步角色]开关。2、进入系统通讯录，执行手动同步操作。3、角色支持自动同步，当角色开启自动同步，需要先关闭通讯录的自动同步后重新打开才可以生效。注意：当同步钉钉角色后，系统的角色设置被自动清除，且无法修改，请谨慎使用！钉钉的角色组不会直接同步，只同步

通讯录的同步

录后，会清空该用户的角色信息，请谨慎操作。2.在企业微信后台批量将成员由不可见部门设置为可见部门时，自动同步通讯录后，可能会超过系统成员数量限制，导致系统功能无法使用，此时需手动移除多余数量的成员。角色自动同步规则企业微信通讯录内的标签支持同步到系统通讯录的角色中。设置方法：1、团队创建者账户登录系统，进入[账户中心][企业设置]开启[同步标签到角色]开关。2、进入系统通讯录，执行手动同步操作。3

飞书通讯录同步及修改

飞书通讯录同步及修改简介百数账号和飞书绑定后：1.通讯录会自动同步成飞书团队的组织架构和成员，之前的通讯录会被飞书通讯录替代。2.无法通过通讯录添加成员，需在飞书中添加成员后再同步到系统中。通讯录功能成员信息详情在通讯录中，点击任意成员，会弹出成员信息面板，其中手机、邮箱、userid、状态、企业内成员ID、姓名、部门为飞书通讯录信息，如果需要修改需要在飞书通讯录中修改。角色、职称、备注为系统字段

成员邀请和通讯录管理

业内用户ID、部门、角色、邮箱为选填。3.部门格式为：上下级部门间用‘/’隔开，且从最上级部门开始，例如“总公司/长沙分部”；多个部门之间用英文‘，’隔开。4.部门为空，格式错误默认顶级部门。不存在的部门自动创建，不存在角色自动创建。5.批量导入最大数据200条。信息有误的成员不导入，如有超出，请分为多个文件导入。6.手机号作为唯一值，如果存在则修改其他字段信息。7.免激活模式的密码规则：6位到1

共享和权限分配

共享和权限分配简介当成员已经被邀请进入通讯录后，除了对其部门和角色进行设置之外，在应用中，也需要给对应的部门/角色/成员一定的权限，包括数据的提交权限、流程的查看权限、报表的查看权限等，才能更加方便成员间互相协作。页面共享表单制作完毕之后，可以通过页面共享的方式将页面分享给团队内的成员。发布发布页面是最简单的共享方式，当我们编辑完一个页面之后，直接通过右上角的发布按钮，勾选相应的成员即可完成当前页

、定时提醒等配置。【角色】指通讯录中用户的角色。注意：将角色交接给外部联系人无效。数据【提交人】指成员提交的数据，可在数据管理下通过提交人字段查询。转交提交人给接收人后，数据提交人更新为接收人。注意：交接提交人，如果是流程表单，那么只交接提交人，不会交接流程发起人；如果需要交接流程发起人，在流程流程发起人下进行交接。

成员管理简介在平台的通讯录中，管理员可以添加子管理员以及系统管理员，细化管理操作。在普通模式下，可以通过通讯录直接为企业组织添加成员，便捷的管理公司人员。可以管理团队成员。可以添加子管理员以及系统管理员。可以构建组织架构，管理部门和角色。可以管理外部联系人。可以构建外部联系人组织架构。可以配置微信小程序。团队模式如果是以普通账号创建的团队是普通模式，适用于本节课程，如果是企业微信或钉钉模式或飞书模

默认可管理所有部门。角色组管理范围：普通管理员的通讯录角色可见范围仅限【角色组管理范围】里设置的角色；不选择任何角色时，默认可管理所有角色。不选择任何角色时，默认可管理所有角色，包括新增和删除角色组。选择角色后，普通管理员能使用权限内的角色组，不能新增和删除角色组。外部联系人管理范围：普通管理员的外部联系人管理可见范围限【外部联系人管理范围】里设置的分组；不选择任何分组时，默认可管理所有外部联系人

钉钉模式简介绑定钉钉后，通讯录会自动同步成钉钉团队的组织架构和成员，之前的通讯录会被钉钉通讯录替代。在系统的通讯录中，会增加自动同步、手动同步的开关，无邀请成员、批量移动、批量删除入口，详情参考[通讯录的同步与修改]。管理员、角色、安全策略与公共模式一致，详情参考[管理员]、[角色]、[安全策略]。

飞书模式简介绑定飞书后，通讯录会自动同步成飞书团队的组织架构和成员，之前的通讯录会被飞书通讯录替代。在系统的通讯录中，会增加自动同步、手动同步的开关，无邀请成员、批量移动、批量删除入口，详情参考[通讯录的同步与修改]。管理员、角色、安全策略与公共模式一致，详情参考[管理员]、[角色]、[安全策略]。

置了可选范围（部门、角色），则只能选择部门、角色分组里的成员。如果设置为动态参数，则只能选择当前所登录的用户。由部门字段确定由部门字段确定如果表单中有部门字段，那么成员字段的可选范围可以根据部门字段所选择的部门来确定，选择哪个部门则成员字段的选项就只显示该部门里的成员。默认值默认值即成员字段默认显示的值，这个值只能从上面的【可选范围】的值中选择作为默认值。常见的用法：【可选范围】和【默认值】均设置

普通表单数据权限管理

普通表单数据权限管理简介普通表单权限设置。包括表单分享、管理全部数据、管理本人数据、查看全部数据、推送提醒管理以及打印模板的设置。数据权限数据权限就包括：直接提交数据、管理全部数据、管理本人数据、查看全部数据这四个个预定义权限。即只需设置相应的成员、部门或角色等，添加的成员才拥有该分组的权限。普通表单数据权限详情见[普通表单数据权限]。设置成员的步骤：选择表单选择对应的数据权限组添加成员。各个权限

表单报表权限设置

部门内的成员，发布给角色同理。除了给成员在已有的权限组下分配权限，还可以新建自定义权限组并分配权限。分配多个表单或报表的权限点击「批量选择」，可以对表单报表批量设置权限。多种类型批量设置表单、流程表单及报表混合设置时，只能设置仅提交数据/发起流程/查看报表的权限。同类型批量设置如果是同类型的表单或者流程表单设置权限，则可以同时批量设置该类型下预定义权限组中的所有权限。注意：批量配置的权限组以本次设

通讯录的部门、成员、角色分组、系统管理员组、动态负责人（即表单内的成员控件或部门控件）、其他（系统管理员组）。2.如果选择部门的话，只提醒属于该部门的成员，不包括其子部门的成员，如果需要包括子部门的成员需要单独选择其子部分。3.若【提醒时间】设置为[自定义时间内提醒]，则[被提醒人]仅能设置为固定成员，无法设置为[动态提醒人]。注意：①如果选择部门的话，只提醒属于该部门的成员，不包括其中子部门的成

数据权限简介可以对表单的数据进行个性化管理或分角色、成员管理并享有部分数据操作权限。数据权限不仅可以进行权限分配，还可开启【表单内链】，表单内链也是根据权限进行访问。本章内容[普通表单数据权限][流程表单数据权限][表单数据权限举例]

自由选择部门、成员、角色、动态参数[流程发起人]）注意：当流程负责人为A成员时，实际流程转交时不能转交给A成员。批量提交开启批量提交后，即流程负责人在【待办任务】可以批量处理流程，只批量处理流程（不处理数据）。如下图，当节点权限开启【批量提交】后，负责人可批量处理流程。快捷审批开启后，在流程待办界面，可以快速处理流程。1、提交、回退、转交、加签、结束流程支持快捷处理。2、快捷处理时，不会校验字段必

人同样可以选择部门、角色、成员以及动态负责人。具体的设置与用法，可以参考文档：[【流程负责人】]。

流程负责人

流程负责人简介流程负责人即在该节点接收任务并进行处理的人。节点负责人可选范围：部门、角色、成员、动态负责人（流程发起人、成员控件、部门控件、部门主管、子表单成员控件、部门控件）、其他（系统管理员组）。注意：第一个节点（流程发起节点）的负责人默认为发起人，不可更改。设置入口：【流程设定】——【点击某一流程节点】——【节点属性】——【基础属性】设置流程负责人点击负责人控件即可弹出成员弹窗，可选择部门、

以选择被提醒人部门、角色、成员、控件控件字段文本控件、成员控件、部门控件、部门主管文本控件只在短信、语音、邮件下生效，需要内容是手机或邮箱。消息推送设置提醒方式提醒方式邮件短信语音微信钉钉（钉钉账户独有）企业微信（企业微信用户独有）飞书（飞书用户独有）今后有新的方式也会陆续加入。选项配图其他设置详情见[其他设置]。

页面共享功能说明页面共享即应用分享，将应用共享给成员后，成员就可以在管理员团队下使用这个应用。操作步骤【应用访问】——【设置(页面左下角)】——【页面共享】——【选择文件夹/表单/报表，并勾选相应的部门/角色/成员/其他】

报表定时提醒

择来自通讯录的部门、角色、成员、外部联系人、其他（系统管理员组）。提醒方式：包含微信、邮件、语音、短信、钉钉、企业微信、飞书等方式，并可设置消息推送模板。重复周期按重复周期类型的不同分为「固定重复周期」和「自定义重复周期」。固定重复周期固定重复周期包括：「永不」、「每天提醒一次」、「每周提醒一次」、「每两周提醒一次」、「每月提醒一次」、「每年提醒一次」。提醒时间重复周期结束时间含义::::2018

流程自动提交规则

流程自动提交规则功能简介在企业组织架构中，经常会出现一人身兼多种职能角色的现象。如一人既是这个部门的经理，又是这个部门的主管，这样就会导致一个成员可能会出现在一次流程审批的多个节点负责人当中，针对同一条数据进行多次相同的审批，无形间加大了此类成员的审批任务量，影响工作效率。通过设置自动提交规则，可以智能去重审批，提高工作效率。设置设置入口表单设计流程设定流程属性自动提交规则自动提交规则流程自动提交

业内用户ID、部门、角色为选填。3.部门格式为：上下级部门间用‘/’隔开，且从最上级部门开始，例如“总公司/长沙分部”；多个部门之间用英文‘，’隔开。职称在部门后用连接起来，例如“总公司/长沙分部总经理”4.部门为空，格式错误默认顶级部门。不存在的部门自动创建，不存在角色自动创建。5.批量导入最大数据200条。信息有误的成员不导入，如有超出，请分为多个文件导入。6.手机号作为唯一值，如果存在则修改

公开链接邀请互联企业

公开链接邀请互联企业功能简介通过公开链接的方式邀请其他企业参与我方业务协作。企业管理员可以把公开链接发送给其他企业的系统管理员，其他企业系统管理员打开链接接受邀请。设置设置入口在通讯录互联组织中点击「全部企业新建连接」即可看到公开链接邀请入口，如下图所示：配置链接初次进入时，会有一个默认链接，链接支持配置企业标签、对接人角色、通讯录权限、链接状态等属性参数。点击编辑即可配置链接：注：配置后，企业通

通讯录API简介本章介绍关于通过webapi方式来操作通讯录，对部门、角色、成员与外部联系人等属性进行功能操作。功能操作：查询、添加、修改、删除。注意事项：1.每个通讯录都是一棵部门树形结构，且根部门的部门编号都是1。2.普通模式的企业通讯录，支持全部功能操作接口。3.集成模式的企业通讯录，仅支持查询操作接口。通讯录模式查阅[团队和通讯录]了解。使用须知开发前，请仔细阅读[开发指南]，获得API所

自定义工作台

根据自己在企业所处的角色和主要工作内容去添加常用的图表看板。注：1）报表看板组件可进行添加、删除、拖拽排序和调整大小。2）允许添加有可见权限的报表中的图表。3）移动端和PC端中最多可添加20个图表看板组件。6轮播图轮播图，指的是在工作台中添加可以进行循环播放的图片。企业可通过拖拽的方式添加轮播图组件，并调整轮播图位置、大小。图片的填充方式支持：原图居中居中填满拉伸填满点击单张图片还可以设置显示文案

通讯录同步到表单

通讯录_外部联系人。角色路径显示完整的路径例如：角色组1/角色组2/角色。通讯录字段同步到表单通讯录_成员同步到表单通讯录_外部联系人姓名姓名、成员、UserId姓名、成员、UserId企业内用户ID企业内用户ID企业内用户ID手机手机手机邮箱邮箱邮箱备注备注备注状态状态状态部门/分组部门、部门名称分组、分组名称主部门主部门、主部门名称角色角色名称、角色路径、角色ID职位部门、职位成员关系关系名称

钉钉通讯录同步与修改

发调整部门顺序会触发角色自动同步规则钉钉通讯录内的角色支持同步到系统通讯录中。设置方法：1、团队创建者账户登录系统，进入[账户中心][企业设置]开启[同步角色]开关。2、进入系统通讯录，执行手动同步操作。3、角色支持自动同步，当角色开启自动同步，需要先关闭通讯录的自动同步后重新打开才可以生效。注意：当同步钉钉角色后，系统的角色设置被自动清除，且无法修改，请谨慎使用！钉钉的角色组不会直接同步，只同步

企业微信通讯录的同步

录后，会清空该用户的角色信息，请谨慎操作。2.在企业微信后台批量将成员由不可见部门设置为可见部门时，自动同步通讯录后，可能会超过系统成员数量限制，导致系统功能无法使用，此时需手动移除多余数量的成员。角色自动同步规则企业微信通讯录内的标签支持同步到系统通讯录的角色中。设置方法：1、团队创建者账户登录系统，进入[账户中心][企业设置]开启[同步标签到角色]开关。2、进入系统通讯录，执行手动同步操作。3

飞书通讯录同步与修改

飞书通讯录同步及修改简介百数账号和飞书绑定后：1.通讯录会自动同步成飞书团队的组织架构和成员，之前的通讯录会被飞书通讯录替代。2.无法通过通讯录添加成员，需在飞书中添加成员后再同步到系统中。通讯录功能成员信息详情在通讯录中，点击任意成员，会弹出成员信息面板，其中手机、邮箱、userid、状态、企业内成员ID、姓名、部门为飞书通讯录信息，如果需要修改需要在飞书通讯录中修改。角色、职称、备注为系统字段

职位说明功能说明职位：类似角色，是一种成员身份属性，但区别于角色的是，职位可以关联部门管理，而角色是不关联部门的，之前许多细化到部门内成员的权限设置往往需要设置多个角色或者部门主管才能实现，而职位功能的开发，完美的解决了这个问题。举例说明：学校团队，所有班级内都有老师（职位），在进行作业审批时，各班学生的作业需要提交给自己班级的老师审批，将流程负责人设置为流程发起人的老师（职位）就可以了。系统的流

支持新增部门/成员/角色/外部联系人分组/外部联系人成员/职位/成员关系。如下图所示：虚拟通讯录名称对应关系设置新增好虚拟通讯录，点击「名称对应关系设置」进入，设置真实对应通讯录的部门/成员/角色/外部联系人分组/外部联系人成员/职位/成员关系。如下图所示：新建表单（举例）新增表单标准应用编辑页面，点击+新建流程表单（用户可根据需要自行新建各类表单）进行配置。如下图所示：选择虚拟通讯录对表单流程节

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